Automatische factuurverwerking in strijd tegen declaratiefraude

“De grootste oplichter die ik in mijn carrière heb gekend”. Zo omschreef officier van justitie Henk Dijkstra de man die centraal staat in de zogenaamde betonfraudezaak. Hij heeft het over Peter Franssen (71), ex-directeur en jarenlang net onder de raad van bestuur van bouwer Ballast Nedam die, zoals wordt beweerd, bij de lunch zijn handen vouwde om God te danken maar tegelijkertijd alles wat los en vast zat wegnam bij zijn toenmalig werkgever.

Het strafdossier staat bol van de rekeningen van erotische verwennerij in diverse bordelen over de wereld en grootschalige oplichting bij bedrijfstransacties. Alles op kosten van werkgever Ballast Nedam. Uiteraard ontkent Franssen in alle talen, met afwisselend succes. In het verleden heeft Franssen al meerdere malen terecht gestaan, maar telkens zonder zware strafoplegging. Voordat het hele traject in hoger beroep in 2011 van start gaat, wil het OM nu eerst nieuwe feiten bij de rechtbank vervolgen. Peter Franssen vervalste onder andere declaraties om in twaalf jaar tijd tientallen miljoenen weg te trekken bij Ballast Nedam.

Bezoek aan sekshuizen declareren
Franssen, aldus zijn ex-werkgever en justitie, was een fervent bezoeker van sekshuizen door heel nederland. In het merendeel van de gevallen kwamen deze bezoekjes op kosten van de baas. De declaraties die Ballast Nedam onder ogen kreeg waren voorzien van titels als ‘Congresbezoek’, ‘Huur vergaderzaal’ en ‘Juridische dienstverlening’. In werkelijkheid ging Franssen, aldust het strafdossier, zich te buiten in clubs als Loverslane en Amstel Exclusief. Om dit alles geloofwaardig te maken liet Franssen vermoedelijk ook facturen vervalsen. Het sekshuis stuurde die op naam van nepbedrijf Legacom met de omschrijving: juridische dienstverlening. Ballast Nedam moest diep in de buidel tasten voor het seksuele genot van Franssen.

Hoe kun je fraude voorkomen?
Het is vrijwel onmogelijk om fraude volledig uit te sluiten. Als bedrijf kun je fraude echter wel een stuk lastiger maken dan in dit specifieke geval is gebeurd. Doordat Ballast Nedam haar declaraties schriftelijk liet indienen en deze vervolgens teruggaf aan de declarant, werd het Franssen wel erg gemakkelijk gemaakt. Zo krijgt de declarant de kans om eventuele wijzigingen aan te brengen en is het vrijwel onmogelijk te controleren of posten zijn toegevoegd na ondertekening. Door een declaratie op een geprint formulier af te drukken en deze door een manager bij administratie te laten inleveren wordt fraude een stuk moeilijker. Fraude wordt helemaal moeilijk wanneer gebruik wordt gemaakt van automatische factuurverwerking. Met efactureren worden wijzigingen in een digitale audit trail vastgelegd en iedere kostenpost vereist een bon of factuur voordat deze kan worden goedgekeurd. Online declareren is standaard geïntegreerd in de module inkoop software van 20/20 vision. Inkoopmanagement is één van de vier modules die 20/20 vision biedt voor automatisering van het proces van budget tot betaling. De andere drie modules zijn; factuurverwerking, contractmanagement en budgetbewaking.