Sociale Dienst Den Haag neemt afscheid van ‘papieren’ tijdperk

Persbericht dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Den Haag

Sociale Dienst Den Haag neemt afscheid van ‘papieren’ tijdperk

Den Haag, 15 juni 2011 – De sociale dienst van Den Haag is begonnen met een omvangrijke digitaliseringsoperatie. Verwacht wordt dat rond 2015 acht strekkende kilometer papieren dossiers is vernietigd en plaats heeft gemaakt voor digitale exemplaren.

De dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft al vier strekkende kilometer papieren cliëntendossiers vanaf 2006 gedigitaliseerd. De papieren originelen worden nu vernietigd, zei woensdag Leo de Jager, hoofd van de afdeling Documentbeheer en Scanvoorziening

Er wordt eerst begonnen met het vernietigen van dossiers rond de Wet Voorzieningen Gehandicapten. Het gaat daarbij om dossiers van Hagenaars met een beperking, die aanvragen hebben ingediend voor onder andere rolstoelen, rollators en woningaanpassing. Verder worden de dossiers vernietigd van mensen binnen een inburgeringstraject (de Wet inburgering). Het Haagse college van B&W heeft daar onlangs toestemming voor verleend, na een positief advies van het Gemeentearchief.

Voor de papieren dossiers vóór 2006 die wettelijk nog moeten worden bewaard heeft de dienst verkorting van de bewaartermijn aangevraagd. Het Gemeentearchief ging hiermee in februari akkoord. Voor papieren archieven geldt namelijk in de regel een bewaartermijn tot circa twintig jaar. Hiermee is de Haagse sociale dienst in 2015 de eerste die papieren dossiers meer kent. Tegen die tijd is dan acht kilometer papieren archief vernietigd.

Dit zogenoemde Substitutieproces maakt onderdeel uit van het Programma Digitalisering Leyweg dat in 2009 van start ging. Via dit programma, waaraan algemeen directeur Jos van Wesemael leiding geeft, zijn alle werkprocessen gedigitaliseerd. Bij de sociale dienst wordt daardoor nu al geheel digitaal gewerkt. Zo wordt alle papieren post gedigitaliseerde vorm (TIFF, PDF) naar de verschillende afdelingen verzonden. Vervolgens werken de ambtenaren met de digitale versies. Voordeel daarvan is ook dat meer ambtenaren tegelijk aan één dossier kunnen werken, wat met papieren dossiers niet mogelijk is.
De originelen worden na korte tijd vernietigd. Bij de sociale dienst gaat het overigens voornamelijk om poststukken die maar kort hoeven te worden bewaard.

Noot voor de redacties
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dinah Marijanan, persvoorlichter van de dienst SZW, telefoon: 070-3537301 of Fred Rondeel (PR), telefoon: 070-3523867