Jewometaal bespaart tijd en geld door efficiëntere werkwijze dankzij het digitaliseren van inkoopcontracten en –facturen

Jewometaal richt zich op de inkoop, verwerking en verkoop van roestvrij staal schroot. Sinds enkele maanden werkt Jewometaal met een Document Management Systeem voor het automatisch verwerken van inkoopcontracten en creditnota’s.  De organisatie bespaart hierdoor tienduizenden euro’s en men kan nu veel efficiënter werken.

Op jaarbasis heeft Jewometaal circa 5.000 inkoopcontracten en 16.000 creditnota’s, een enorme hoeveelheid aan ongestructureerde data.

Het inkoopproces verliep erg omslachtig doordat alle contractdocumenten, correspondentie en facturen op papier werd verzameld. Deze werden opgeslagen in papieren dossiers, welke enkele honderdduizenden documenten bevatten.

Jeroen Hooft, IT manager bij Jewometaal: “Contractdocumenten werden op meerdere afdelingen uitgeprint. Hierdoor zijn er dubbele archiefkasten ontstaan. Het terugvinden van informatie kostte veel tijd. Medewerkers moesten naar de archiefkast lopen om informatie op te zoeken. Daardoor is de informatie niet eenvoudig in te zien en misten we transparantie in onze informatie.”

Document Management oplossing

Door gebruik te maken van Document Management software van Thysia Information Management en BCT werd het probleem opgelost. Alle inkoopcontracten worden aangemaakt in Dynamics NAV, het ERP-systeem. Deze worden automatisch geüpload op SharePoint waarna er een workflow start voor de accordering. Na het genereren van de handtekening is deze klaar voor verzending aan de leverancier.

Alle documenten die men daarna ontvangt van de leverancier, zoals facturen en paklijsten, worden bij binnenkomst gescand. De informatie wordt door de software gecontroleerd, gevalideerd en digitaal opgeslagen. Vervolgens worden de documenten automatisch geplaatst in de juiste inkoopdossiers op SharePoint. Bij ontvangst van de goederen start automatisch de voorbereiding van de uiteindelijke betaling aan de leverancier.

Tijd- en geldbesparing

Aad Roedolf, CFO bij Jewometaal: “De business case is voor mij duidelijk. Door de investering in deze oplossing hoeven we geen nieuwe archiefbeheerder aan te nemen. Daarnaast besparen we enorm veel geld door geen papier- en verzendkosten meer te maken.

We werken op dit moment veel efficiënter en we behalen tijdswinst. Met hetzelfde aantal mensen verwerken we veel meer contracten. Ook vinden we de informatie nu snel terug”. De informatie is altijd up-to-date en men werkt eenvoudig samen.

SharePoint en Dynamics integratie

“Eén van onze eisen was dat de document management oplossing integreert met Dynamics NAV. Thysia bekijkt het vraagstuk en de oplossing vanuit de kant van Dynamics NAV. Dat biedt voor ons toegevoegde waarde, omdat Dynamics NAV dwars door ons werkproces loopt. Door de gecombineerde kennis van SharePoint, Content Management en Dynamics NAV is de keuze gevallen op Thysia”. Aldus Jeroen Hooft, ICT Manager bij Jewometaal.

 “In de toekomst willen wij verder kijken door ook andere type documenten te digitaliseren. Dit geldt voor onze kostenfacturen en wellicht onze kwaliteits- en logistieke documenten. Hiermee gaan wij een stap verder in onze nieuwe manier van werken”, zegt Jeroen Hooft.