Regelgeving factuurverwerking gewijzigd per 1 januari 2013

Met ingang van 1 januari 2013 wijzigen de factureringsregels op een aantal zaken. De wijzigingen zijn vooral bedoeld om de regels te vereenvoudigen, te moderniseren en verder te harmoniseren.

Veel aandacht wordt besteed aan Einvoicing en het bevorderen van het gebruik van elektronische facturen. Daarnaast vinden wijzigingen plaats met betrekking tot de uitreiking van de factuur, de inhoud van de factuur en het bewaren van facturen. De eisen waaraan een factuur moet voldoen per 1 januari 2013 is door accountantskantoor Accon avm op een rijtje gezet.

1. De datum waarop u de inkoopfactuur uitreikt.
2. Opeenvolgend factuurnummer (u mag meerdere reeksen hanteren).
3. Btw-identificatienummer van de leverancier / dienstverrichter.
4. Btw-identificatienummer van de afnemer indien een verleggingsregeling van toepassing is of een intracommunautaire levering wordt verricht.
5. Naw-gegevens van de ondernemer en zijn afnemer.
6. De hoeveelheid geleverde goederen en/of diensten en een duidelijke omschrijving hiervan
7. De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
8. De maatstaf van heffing voor elk btw-tarief of elke btw-vrijstelling, de eenheidsprijs exclusief btw, evenals de eventuele vooruitbetalingkortingen en andere kortingen indien die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.
9. Het toegepaste btw-tarief.
10. Het te betalen btw-bedrag.
11. Indien de afnemer de factuur uitreikt in plaats van de leverancier of dienstverrichter dient u op de factuur te vermelden: “factuur uitgereikt door de afnemer”.
12. Indien van toepassing: een verwijzing naar de vrijstelling of intracommunautaire levering.
13. Indien een verleggingsregeling van toepassing is, dan moet de vermelding “btw verlegd” opgenomen worden.
14. Betreft de verkoop een vervoermiddel, dan dienen de gegevens over het vervoermiddel (nieuw of gebruikt) te worden opgenomen.
15. Indien van toepassing de vermelding “Bijzondere regeling reisbureaus”
16. Indien van toepassing de vermelding: “Bijzondere regeling – gebruikte goederen”, “Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”, ”Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”
17. Indien van toepassing de naw-gegevens en het btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger

De punten 11 (het verwijzen naar de verleggingregeling), 15 (reisbureauregeling) en 16 (het specifiek vermelden van een bijzondere regeling) zijn nieuw of gewijzigd vanaf 2013.
Organisaties worden geadviseerd om tijdig met het aanpassen van uw facturen en zorg voor de verplichte vermeldingen op de factuur te beginnen. ‘De wijzigingen lijken niet zo bijzonder, maar realiseert u zich dat de Belastingdienst een boete kan opleggen van maximaal € 4.920 als u een onjuiste factuur uitreikt’, zegt de woordvoerder van Accon avm.

Elektronisch factureren heeft veel voordelen voor zowel de verzender als de ontvanger van de elektronische inkoopfactuur. De oplossing van 20/20 vision bespaart niet alleen postzegels, enveloppen, briefpapier en inkt, het scheelt ook nog eens veel handwerk bij het verwerken van facturen.

De voordelen van de oplossing op een rij:

• zoekgeraakte facturen behoren vanaf nu tot het verleden; alle facturen komen direct bij de verantwoordelijke afdeling binnen;
• de klant beschikt sneller over de factuur, waardoor deze sneller wordt betaald en de cashflow van de leverancier verbetert;
• de ontvanger van een XML-factuur (extended markup language) kan de gegevens automatisch verwerken in het financiële systeem, waardoor invoer- en verwerkingsproblemen worden voorkomen.