Mét de medewerker verdwijnen ook de waardevolle gegevens

Nieuw onderzoek Iron Mountain toont aan

Mét de medewerker verdwijnen ook de waardevolle gegevens

• de helft (51%) neemt klantinformatie mee

Rotterdam, 16 juli 2012 – Eén op de drie medewerkers (32%) heeft meer dan eens vertrouwelijke kantoorinformatie meegenomen of doorgestuurd, blijkt uit een nieuw onderzoek van informatiemanagement-bedrijf Iron Mountain. Gevoelige informatie is met name kwetsbaar wanneer medewerkers vertrekken – al dan niet gedwongen. Het onderzoek laat zien dat maar weinig medewerkers er moeite mee hebben vertrouwelijke informatie mee te nemen – en de meesten vinden dat ze niets verkeerds doen.

Van kwade opzet is amper sprake (7 %). Belangrijkste drijfveer is dat de stelende medewerker denkt dat het gestolene nuttig is voor zijn of haar nieuwe baan (72 %). Daarna is de belangrijkste motivering dat de vertrekkende medewerker zich mede-eigenaar voelt, omdat hij of zij heeft meegewerkt aan de totstandkoming van de informatie (66 %).

Favoriete doelen
De favoriete doelen van vertrekkende medewerkers, betreffen altijd gevoelige en waardevolle informatie die essentieel is voor het concurrentievoordeel van de onderneming, voor de merkreputatie en voor het klantvertrouwen.

Het meest onder de arm worden genomen:
1. het klantenbestand (51 %)
2. presentaties (46 %)
3. offertes (21 %)
4. strategische bedrijfsplannen (18 %)
5. ontwikkelingsplannen voor producten en diensten (18%)

Met een positieve blik op de onderzoeksresultaten, kun je concluderen dat vertrekkende medewerkers die informatie van hun voormalige werkgever meenemen, gericht zijn op hun werk en hun productie, en het amper kwaad bedoelen. Maar het algemene cijfer dat er in 7 % van de gevallen sprake is van kwade opzet, verandert volledig wanneer er sprake is van ontslag. Dan blijkt een derde (31%) er geen wroeging bij te hebben wanneer hij of zij vertrouwelijke informatie opzettelijk meeneemt of deelt.

Digitale forten
“Europese bedrijven moeten momenteel haast maken om hun informatiebeheer aan te laten sluiten bij de Europese regelgeving die in de maak is. Verontrustend is het dan om te zien dat tegelijkertijd mét vertrekkende werknemers, gevoelige informatie veelvuldig het bedrijf verlaat”, zegt Jeroen Strik, directeur van Iron Mountain Nederland. “Bedrijven die begaan zijn met hun informatieveiligheid, neigen ernaar digitale forten te bouwen. Ze vergeten hun mensen en wat er allemaal aan papier rondzwerft, is onze ervaring.”

Corporate Information Responsibilty
“Dit onderzoek sluit aan bij onze eerdere bevindingen dat bedrijven dringend behoefte hebben aan een samenhangend informatiebeleid en archiefbeheer dat in nauwe samenspraak met personeelszaken wordt opgesteld en dat geborgd wordt in een Corporate Information Responsibilty-programma. Bij de vertrekregeling, hoort een stevige vertrekprocedure, vanuit de gedachte dat menselijke gevoelens het gedrag sterk kunnen beïnvloeden”, zegt Strik.

Heldere richtlijnen
Gebrekkig informatiebeleid kan een belangrijke oorzaak zijn, blijkt ook uit dit Iron Mountain-onderzoek: slechts 57 % van de ondervraagden gaf aan dat het helder is welke informatie vertrouwelijk is. 34 % Gaf aan niet op de hoogte te zijn van enige richtlijn over welke informatie het kantoor niet mag verlaten.
Over Iron Mountain
Iron Mountain (NYSE: IRM) is de grootste informatiemanager ter wereld. De diensten die Iron Mountain biedt voor het beheer van fysieke en digitale data, doen de kosten, risico´s en inefficiënties van klanten drastisch dalen. Iron Mountains oplossingen zorgen dat klanten hun informatie veilig kunnen bewaren en beter kunnen benutten ongeacht de verschijningsvorm, bedrijfslocatie of bewaartijd van die informatie en documenten en zorgen voor een optimale bedrijfsvoering. Iron Mountains diensten verzekeren een correct herstel van data, het voldoen aan wet- en regelgeving en de traceerbaarheid van gegevens en documenten. Sinds 1951 beheert Iron Mountain wereldwijd miljarden informatiedragers en documenten, zoals klantdossiers, bedrijfsadministraties en medische dossiers. Iron Mountain heeft meer dan duizend vestigingen over de hele wereld en beheert 150.000 km archief en 70 miljoen tapes. Grote groei vertonen de diensten voor het digitaliseren en beheren van gedigitaliseerde en bijbehorende broninformatie. Bezoek ook www.IronMountain.nl.