Hoeveel tijd kost een Business Control Framework?

Hoeveel tijd kost een Business Control Framework?

Samenvatting

Binnen Financial Control vragen wij: hoeveel tijd kost u het implementeren van een Business Control Framework?

Het implementeren van het Business Control Framework (BCF) door ons neemt van u maar beperkte tijd. Wij inventariseren, beoordelen, ontwerpen, stemmen af en implementeren. Om een indruk te geven van het tijdsbeslag voor u, geven we kort weer waar u bij een opdracht voor een BCF aan ons moet denken. Uiteraard kan dit alles modulair en fluctueert uw investering in tijd met de omvang van de implementatie.

We denken aan gemiddeld zes maanden doorlooptijd. In die zes maanden spreken wij wekelijks met u en vaker met uw medewerkers. Tijdrovende vergaderingen en ellenlange documenten wilt u niet, wij ook niet. Maar we zijn wel nadrukkelijk aanwezig, wij werken bij u en met u. Goed contact,  samenwerking, feedback, conclusies en handen uit de mouwen, dat zijn we gewend.

Hoeveel tijd u dat kost? Niet overdadig veel en onze inbreng kan ook heel inspirerend zijn maar enige structuur in communicatie maakt het wel efficiënt en effectief!

Denk aan een wekelijkse status update met de leiding, drie workshops van elke maximaal één dag met wat meer mensen en voor de rest regelmatig gesprekken met enkele experts op hun gebied onder uw medewerkers. Die gesprekken zijn kort en wij doen het werk. Op die manier krijgen wij snel inzicht in hoe uw processen worden uitgevoerd, we checken ons begrip, passen aan en laten uw medewerkers verder met rust. Dat kost uw organisatie geen zeeën van tijd. Wij gaan dan verder met de uitwerking.

Tijd is geen probleem. Wij zijn benieuwd naar uw mening.

Neem nu het Business Control framework

Na een eerste gesprek  besluit u met ons over de scope: welke processen wilt u het eerste aanpakken, wilt u ook de Business Risks en Assurance regelen? U zult merken dat de keuzes worden gedreven door risico’s: risk-based. Daarmee sturen wij en geven we de prioriteiten aan. U stelt ons documentatie ter beschikking zoals uw governance model, de organisatie en proces beschrijvingen, risico- en controls beschrijvingen, beheersmaatregelen, management letter van de externe accountant en audit reviews. Is dat er niet? Geen probleem, het geeft aan waar we moeten beginnen.

Voor de processen

Wij maken een planning en een plan van aanpak en stemmen dat met u af. De eerste grote gebeurtenis is een workshop met goed geïnformeerde medewerkers van maximaal één dag waarin we de gekozen processen uitwerken en beschrijven, en de proces risico’s identificeren. Dat wordt door ons uitgewerkt in flow-charts met de risico’s en afgestemd met u, waarin we besluiten welke risico’s een control nodig hebben. Wij ontwerpen en beschrijven een samenhangende set van controls (beheersmaatregelen) die we met u afstemmen. Dat werk doen wij op ons kantoor met zo nu en dan contact met uw medewerkers als we verduidelijking nodig hebben om de beheersmaatregelen, de financial controls, goed te kunnen ontwerpen. Met uw medewerkers bespreken we de controls in samenhang met het proces en risico’s in een workshop van maximaal een halve dag. Met individuele medewerkers leggen we hun controls uit in maximaal 1 uur.

Voor de Business Risks

Wij organiseren een halve dag workshop met u en het MT waarin we aan de hand van de bedrijfsdoelstellingen de Business Risks identificeren, classificeren en selecteren. Dit wordt door ons uitgewerkt in een risico register en een risico matrix dat we met u bespreken. Deze documentatie vormt een van de fundamenten onder uw risicomanagement en ‘in control’ verklaring.

Voor de Assurance

Wij maken voor u een template voor het kwartaal rapport en organiseren een agenda punt in de MT vergadering, de Assurance Evaluatie Commissie (AEC), waarin het rapport wordt besproken en stemmen dit met u af. Het rapport vormt een standaard agenda, zodat u niets kunt vergeten en is tevens de vastlegging van de punten op het gebied van risico management en control die u heeft besproken. Als conclusie bepaalt u elk kwartaal in het MT de status van uw ‘in control’ zijn. Wij coördineren het vullen van het rapport met de door u aangewezen medewerkers en sturen u het resultaat ter beoordeling. Wij leiden de eerste AEC, passen het rapport aan met input van de meeting en distribueren.

Een vrijblijvende risico inventarisatie?

Wilt u wel eens door een buitenstaander laten vaststellen of de elementen in uw risico management nog aan de eisen van deze tijd voldoen, wilt u weten of uw controls ook aantoonbaar werken, krijgt u en uw MT voldoende assurance?

Op deze vragen geeft onze gratis risico inventarisatie antwoord. In één dag beoordelen wij voor u de status van uw governance, risk management, controls en assurance door het voeren van een aantal (intensieve) vraaggesprekken en beoordeling van uw documentatie. U krijgt van ons een status rapport met aanbevelingen. Mocht u dat willen dan zijn wij uiteraard  beschikbaar om u te helpen met de implementatie. Geïnteresseerd? Neemt u dan contact met ons op.