Vijf sterke punten van een document management systeem

Bij bedrijven is het opslaan van documenten een grote bezigheid. Bij Content Central doen ze dit met een document management systeem, en daarom hebben we voor jullie vijf sterke punten van een document management systeem op een rijtje gezet.

Ook staat er natuurlijk uitleg bij waarom dit vijf sterke punten van een DMS zijn.

–          Oudere versies van een document met gemak terughalen:

Door het document management systeem kun je veel gemakkelijker documenten terughalen, vroeger werden de mappen veel te dik waardoor je ze meestal op moest gaan splitsen. Nu zet je ze in een computermap die je wanneer je wil terug kan vinden.

–          Snellere toegang tot informatie:

Door het gebruik van de computers heb je veel sneller de juiste documenten, dit wil dus zeggen een dat er sneller een besluit genomen kan worden.

–          Lagere printkosten:

Doordat alle documenten opgeslagen worden op de computer, hoeft er dus niet meer veel geprint te worden. Dit scheelt veel printkosten!

–          Minder fysieke archiefruimte nodig voor de opslag van documenten:

Door het gebruik van DMS is er een stuk minder fysieke archiefruimte nodig. Deze ruimte kan weer benut worden voor andere werkzaamheden.

–          Veiligere document opslag met backups:

Het is minder werk, het is veiliger en het kost minder geld dan voorheen. De backups worden automatisch opgeslagen in een online bestand door een gratis softwareprogramma, en je kunt ze dan ook overal ter wereld benaderen.