Actuele Control Beschrijving (ACB): Wat is dat nu weer?

Actuele Control Beschrijving (ACB): Wat is dat nu weer?

Samenvatting

Binnen Financial Control vragen wij: Waarom zouden we de controls willen beschrijven?

Binnen Financial Control, doen wij er alles aan om uw Business Control Framework niet alleen pragmatisch en efficiënt in te richten en te laten werken, maar met name ook te zorgen dat dit alles aantoonbaar is. Aantoonbaar, niet alleen voor u zelf, maar ook voor andere belanghebbenden (stakeholders) in uw onderneming. Een belangrijk onderdeel hiervan is, dat duidelijk is hoe de controls samenhangen, elkaar aanvullen, hoe ze uitgevoerd moeten worden, wat ze doen, wie ze uitvoeren, en hoe u weet dat ze hebben gewerkt. Voor dit alles is een korte en heldere beschrijving van de controls onontbeerlijk. Zo’n Actuele Control Beschrijving (ACB) is een gestructureerde manier om vast te leggen met 5 W’s en 1 H: waarom, wat, wie, wanneer, waar en hoe de beheersmaatregel werkt. Duidelijk voor u en voor uw medewerkers zodat iedereen weet wat er moet gebeuren. ……

Neem nu een ACB

Natuurlijk, u kunt tegen een medewerker op uw financiële afdeling zeggen dat u verwacht dat de werkzaamheden “in control” zijn. Als het daarbij blijft is dat wellicht te beperkt. Want hoe doet iemand dat “in control” zijn? Nog afgezien van het feit of het efficiënt is als iedereen dat zelf gaat bedenken, vinden wij dat controls met elkaar moeten samenhangen. De preventieve en regressieve controls, maar ook de combinatie van de handmatige en geautomatiseerde maatregelen.

Dat stelsel, of Business Control Framework, zorgt ervoor dat u met een minimaal aantal controls toe kunt. Er dient dus iemand de leiding te nemen en die onderlinge afstemming te organiseren. U richt natuurlijk pas controls in, nadat u de risico’s in het proces in kaart heeft gebracht. Wat kan er fout gaan zodat de doelstelling van het proces niet zou worden gerealiseerd? Bij ‘proces’ moet u denken aan financiële processen, zoals Order to Cash, Reporting, Purchase to Pay, Payroll en dergeklijke.
Het ontwerpen van de controls is een specialisme. Controls of beheersmaatregelen zijn geen werkinstructies, maar een duidelijke beschrijving van activiteiten die in een proces worden uitgevoerd met als doel zeker te stellen dat het proces doet wat het moet doen. Deze activiteiten beheersen derhalve de uitkomsten van het proces. Met andere woorden, zij zorgen ervoor dat uitsluitend goederen worden betaald die zijn besteld en zijn ontvangen. Dat de ontvangen goederen de gevraagde kwaliteit en hoeveelheid hadden. Dat er maar één keer voor betaald wordt, dat de kortingen goed worden berekend, de belasting wordt afgedragen en de afgesproken prijs in rekening is gebracht. Dit zijn slechts een paar voorbeelden uit een proces waar controls zorgdragen voor de juiste gang van zaken. De ACB geeft in een korte maar bondige beschrijving aan welke activiteiten  dienen te worden uitgevoerd. Dat voorkomt misverstanden, geeft duidelijk aan welke proces stappen beheerst worden en biedt de mogelijkheid om vast te stellen dat deze activiteiten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd en met welk resultaat. Het proces is in de greep: aantoonbaar!

Biedt ons Business Control Framework hier een uitweg?

Wij hebben een methode ontwikkeld waarbij u zekerheid krijgt dat u de juiste controls heeft ingericht, niet te veel maar zeker niet te weinig. De geïdentificeerde risico’s worden zo afgedekt. De ACB’s zorgen ervoor dat uw medewerkers weten wat van ze verwacht wordt. De methode geeft u de mogelijkheid aan te tonen dat u in control bent. Dat is goed, niet alleen voor uzelf maar ook om te gebruiken naar buiten. Niet bureaucratisch maar pragmatisch en omdat de controls onderdeel zijn van het proces is het efficiënt en is het deel van de dagelijkse routine.