De checklist. Moet dat echt? Ik vlieg al jaren!

De checklist. Moet dat echt? Ik vlieg al jaren!

Samenvatting

Binnen Financial Control vragen wij “Wat vindt u van een checklist? Afchecken, weinig nadenken en alles is in orde? Vast en zeker niet maar wat dan wel? Of is het allemaal CYA, u kent die term vast wel?”

Wij, binnen Financial Control, vinden de checklist een goed instrument maar dan wel toegespitst op het risico (risk-based) en op de juiste wijze gebruikt. Wij kijken dan naar wat we willen bereiken met de checklist.

De checklist in de cockpit

Neem het praktijkvoorbeeld van de checklist in de cockpit. Soms, als je via de slurf instapt, zie je de piloot en de co-piloot door de checklist gaan. Zoveel jaren ervaring en dan nog een checklist maar voor deze mensen is de checklist een way of life, een essentieel onderdeel van het ‘in control’ zijn. Een verantwoordelijke piloot zal de checklist niet willen negeren, niet op zijn examens en niet in de jaren erna. Dat is gebaseerd op jarenlange ervaring en acceptatie in de luchtvaart dat een checklist essentieel is en dat is in ons vak van financial controls niet veel anders.

Ik vlieg zelf ook, eenmotorige vliegtuigen evenwel, maar vliegen is vliegen. Het is zelfs verplicht om een checklist aan boord te hebben (dat kan worden gecontroleerd) en om de checklist af te werken (maar dat is professionalisme en het nemen van verantwoordelijkheid). Ik ben zelf weleens een essentiële handeling voor de vlucht vergeten te doen maar bij het stukje checklist ’final checks prior to take off’ kwam het naar boven. Je hebt dan even een intens moment van zelf reflectie en je leert erg veel in een zeer korte tijd.
Wees eerlijk, iedereen vergeet weleens iets, om verschillende redenen. “Ik had mijn hoofd er even niet bij”, “ik was afgeleid” of “ik weet gewoon niet waarom ik dat vergat te doen”. De oorzaken zijn divers maar als je persoonlijke omstandigheden zoals vermoeidheid of ruzie thuis erbij haalt wordt het al snel begrijpelijk. Tja, geen wonder dat je dan eens iets vergeet en eigenlijk is het gewoon menselijk. Met een boodschappenlijstje naar de supermarkt is vrij normaal en zonder agenda kun je haast niet meer leven. Dit zijn ook vormen van een checklist, nietwaar!?

Twee types van checklist

Wij zien twee soorten van checklist: de checklist die als doel heeft een verantwoording naar jezelf en  anderen dat het werk is gedaan (verification type) en de checklist die als doel heeft ondersteuning en vertrouwen te geven (assurance type). Het eerste type gaat duidelijk verder dus.
De verification-type checklist bevelen wij aan als de acties van essentieel belang zijn voor het voorkomen van zeer materiele fouten. Bijvoorbeeld het vergeten van een stuk gereedschap na reparatie in de motorinlaat van een F16. Uiteraard heeft dit type checklist ook een verantwoordings aspect, een juridisch aspect. We verwachten zelfs het zichtbaar nagaan van de volledigheid van invulling, ondertekening, datering en archivering. Pretty heavy stuff dus.
De assurance-type checklist bevelen wij aan als een geheugensteun nodig is, met als doel het zekerstellen van kwaliteit en consistentie van de handeling, uiteraard om fouten te voorkomen. Dat zouden materiele fouten in de verslaggeving kunnen zijn, of fouten in betalingen of het niet aansluiten van een uitkomst met een ander gegeven. Dit type checklist hoeft niet geparafeerd te worden, het is een geheugensteun voor een professional die zich bewust is van het risico op menselijk falen.

De risico vraag “hoe groot zijn de kans en de gevolgen (de impact) van ons falen” bepaalt ook welke type checklist in voorkomende gevallen gewenst of zelfs noodzakelijk is: gewoon, risico management dus! Dit alles past uitstekend in ons Business Control Framework en de 4 elementen daarvan: Ondernemingsbeheer, Risicobeheer, Beheersmaatregelen en Assurance..

En wees voorzichtig met het streven naar absolute compleetheid van de checklist. Net als wij wilt u ook niet dat uw organisatie verzandt in honderden eindeloze checklists die zogenaamd 100% zekerheid bieden. Zowel de checklist zelf als de inhoud ervan moet risk-based zijn en die risico vraag bepaalt ook welk type checklist u wilt gebruiken. Daarin past ook dat u de checklists regelmatig laat updaten.

Wij zijn benieuwd naar uw mening.

Geschreven door Ben Marselis